La mise en place d’une bonne gestion des archives se base sur une démarche qui consiste à déterminer pour chaque document une durée de conservation qui réponde aux besoins d’accès à l’information nécessaire au fonctionnement du service ou de l’établissement et au bout de laquelle le document est archivé ou détruit. Ainsi, la durée d’utilité administrative (DUA) détermine la durée pendant laquelle les documents, données ou informations archivées doivent être conservés et gardés en état d’être consultés et utilisés, soit par ceux qui les ont produits, soit par des services d’archives. Elle fixe l’obligation de conservation des documents générés, de leur création jusqu’à leur archivage et/ou leur destruction. Elle s’exprime généralement en nombre d’années. Elle fixe le temps de conservation, et le sort final du document, une fois ce temps écoulé. La DUA s’organise le plus souvent sous forme d’un tableau de tri et de conservation. Ce type de processus est obligatoire dans les services d’archives. La durée d’utilité administrative (DUA) fixée aux documents relève de 2 critères :

• L’obligation légale de conservation de certains documents, notamment les délais d’acquisition, extinction ou prescription pour chaque type de documents ;
• L’obligation fonctionnelle qui recouvre le besoin de conservation des documents dans le cadre de leur utilité à l’entreprise, que ce soit pour un besoin d’utilisation courante, ou d’une conservation garantissant le retour aux informations à posteriori de son utilisation courante, en cas de litige par exemple.

La Théorie des trois âges des archives

Issues de la théorie archivistique du cycle de vie du document définie par Théodore Schelleuberg en 1956, et consacrée en droit par le décret n°79-1037 du 3 décembre 1979, trois sortes d’archives se distinguent de façon chronologique : elles sont successivement courantes, intermédiaires et définitives.

Premier âge : Les archives courantes

Ce sont des documents utiles aux services quotidiennement ; leur conservation est assurée par les services d’origine, le plus souvent dans les bureaux ou dans des locaux de proximité. C’est dès cette étape que l’organisation de l’archivage doit débuter.

Deuxième âge : Les archives intermédiaires

Au terme de ce premier stade, les archives sont considérées comme intermédiaires ; n’ayant plus qu’une utilité relative, elles n’ont pas besoin d’être conservées à proximité des services mais sont utiles pour répondre à des besoins administratifs ou juridiques. La fréquence d’utilisation est moindre car l’affaire est traitée ou le projet réalisé, mais les dossiers sont conservés, pendant une durée déterminée, pour leur valeur de preuve et de référence.

Troisième âge : Les archives définitives

Lorsque ces deux stades sont atteints, il existe deux possibilités : le document n’a plus aucune utilité administrative ou juridique et il peut de fait, être détruit ; ou bien il acquiert une valeur historique et doit être conservé définitivement. Les archives définitives sont ces documents, plus connus sous le vocable d’archives historiques, sélectionnées en raison de leur pertinence à long terme. Elles ont vocation à être conservées pour des raisons historiques ou patrimoniales. Versés aux Archives nationales ou aux Archives départementales, leur conservation est illimitée. Cependant, les archives définitives ne représentent en général qu’une faible quantité de documents (entre 1 et 5 Vo du volume des documents produits). La durée de ces trois phases est variable suivant la nature des documents ; à l’issue des deux premières phases, des éliminations sont pratiquées. À chaque âge correspond un certain type d’utilisateurs, une fréquence de consultation, des motifs d’utilisation et parfois un espace de conservation.