Les archives

Pour préparer l’histoire de demain, l’archiviste collecte deux types d’archives:

Les Archives publiques

Elles sont produites par les administrations, collectivités territoriales, les établissements et/ou organismes chargés d’une mission de service publique ou les notaires. Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public.
On distingue :
1

Archives courantes

Documents d’utilisation habituelle et fréquente qui sont conservés pour le traitement des affaires quotidiennes
2

Archives intermédiaires

Documents qui, n’étant plus d’usage courant doivent être conservés pour des besoins administratifs ou juridiques
3

Archives définitives

Documents qui, ayant subi des tris, ne sont conservés qu’à des fins de preuve juridique ou pour la documentation historique

Durée d’utilité administrative (D.U.A.)

La durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur.
Toutes les entités de l’administration du Pays (service, collectivités, organismes) ont pour obligation d’effectuer des versements aux Archives de la Polynésie française selon la législation, les textes en vigueur et suivant une procédure bien définie. Le traitement des archives est réalisé en amont et donne lieu à une validation par étapes :

Inventaire

Volume Types de documents Récolement

Tri

Tri physique Tri intellectuel

Elimination

Bordereau d’élimination soumis au Visa préalable su SPAA

Versement

Bordereau de versement Contrôle des fonds Inventaire contradictoire

Les Archives Privées

Elles sont produites par les personnes de droit privé :familles, associations, entreprises, syndicats, … Même si aucune obligation ne lie les personnes de droit privée, elles peuvent toujour proposer d’enrichir le patrimoine de la Polynésie française en procédant au versement de documents : photographies, lettres, ouvrages, vidéos, …

Qui est concerné ?

Les archives privées regroupent une grande diversité de documents. Elle concerne toutes les personnes et tous les domaines du milieu privé étant alors considérés comme producteurs. Ces archives peuvent être déclinées sous différents formats: photographies, pellicules, … De ce type d’archives, on distingue:
Les archives personnelles et familiales
Témoignages précieux et originaux sur l’histoire, la culture, les mœurs, l’évolution du cadre de vie ou tout simplement du paysage polynésien, les archives personnelles et familiales présentent un centre d’intérêt à travers les époques et les milieux pouvant apporter un éclairage parfois unique sur l’histoire de la Polynésie française. Quelques exemples:
  • Fonds Aiden Gooding
  • Fonds Bengt Danielsson
  • Fonds Lucien Gauthier
  • Fonds Maurice Berthe
  • Fonds Yann Chaveroche
Les archives d’associations, de syndicats, de partis politiques
Cette catégorie d’archives permet d’affirmer l’existence de la diversité et du dynamisme des activités sociales, culturelles et politiques de la Polynésie française. Ainsi peut-on y trouver:
  • Affiches
  • Photographies
  • Programmes d’évènements sociaux culturels
  • Professions de foi
Les archives du monde du travail
Ces documents peuvent émaner de professionnels ou d’entreprises

Participer à la préservation du patrimoine

Vous détenez des archives privées (photographies, lettres, ouvrages, diapositives, vidéos etc…), nous pouvons vous conseiller et vous aider à sauvegarder ce patrimoine. Les Archives de la Polynésie française peuvent accueillir vos fonds s’ils présentent un intérêt patrimonial pour le pays. Ceci permet alors:
  • d’enrichir le patrimoine polynésien
  • d’élargir la mise à disposition des sources aux chercheurs
  • de permettre une conservation dans de bonnes conditions (matériel de conditionnement, locaux de conservation établis suivant les normes en vigueur
  • de mettre en valeur vos documents dans le cadre d’expositions, d’évènements du pays, de publication
Vous pouvez également nous signaler tout fonds privés menacé de disparition. Il existe pour cela, cinq modes d’entrées:
Le don
il s’agit d’une libéralité, qui doit recevoir l’accord du donataire ; il est effectif dès que le contrat de don est signé. Le donateur peut assortir son don de conditions d’exploitation des documents.
Le legs
il doit faire l’objet d’une délibération du Conseil des ministres, et doit figurer dans une disposition testamentaire en bonne et due forme. Il se rapproche dans sa nature du don, mais est effectif au décès du donateur.
Le dépôt
il s’agit d’un mode d’entrée à titre précaire : le déposant confie la conservation des documents aux archives, mais en reste propriétaire ; il peut assortir le dépôt de conditions d’exploitation des documents. La démarche se formalise par un contrat de dépôt révocable signé par le déposant et les Archives.
La dation
elle permet d’acquitter les droits de succession par la remise de  » documents de haute valeur archivistique ou historique  » (article 1716 bis du code général des impôts).
N’hésitez pas à nous contacter pour vous aider à trouver la formule la plus adaptée à votre situation.